Une copropriété est considérée comme étant en difficulté dès lors que, à la clôture des comptes, le taux d'impayés atteint :

• 25 % pour les copropriétés comprenant jusqu'à 200 lots de copropriété,
• 15 % pour les copropriétés de plus de 200 lots de copropriété.

Ce pourcentage est calculé sur la base des sommes exigibles au titre du budget prévisionnel et des dépenses liées aux :

• travaux de conservation et d'entretien de l'immeuble (hors maintenance),
• travaux portant sur les éléments d'équipement communs (hors maintenance),
• travaux d'amélioration,
• études techniques (diagnostics et consultations).

Information du conseil syndical

Si le niveau des impayés atteint 15 % (ou 25 % selon le nombre de lots) des charges exigibles, le syndic de copropriété doit en informer le conseil syndical.

Cette information doit présenter l'état des impayés avant répartition à la date de la clôture de l'exercice comptable. Elle doit être adressée sans délai à chaque membre du conseil syndical.

Saisine du juge

Le syndic dispose d' 1 mois à compter de la clôture des comptes pour engager un recours auprès du tribunal de grande instance (TGI) du lieu de situation de l'immeuble afin de lui demander de désigner un mandataire ad hoc.

S'il n'agit pas dans ce délai, le TGI peut être saisi directement par :

• les copropriétaires représentant ensemble au moins 15 % des voix de la copropriété,
• un créancier dont les factures de travaux, d'eau ou d'énergie, restent impayées depuis au moins 6 mois et après un commandement de payer resté infructueux,
• le préfet ou le procureur de la République,
• le président de l'établissement public de coopération intercommunale (EPCI) compétent en matière d'habitat,
• ou le maire de la commune où est situé l'immeuble.

Dans tous les cas, la saisine est accompagnée des pièces susceptibles de justifier la demande (factures impayées, lettres de rappel, mises en demeure, échanges de courriers divers...).

Désignation du mandataire ad hoc

Le TGI désigne par ordonnance ou sur requête un mandataire ad hoc dont il détermine les missions et la rémunération.

Le mandataire peut être :

• un administrateur judiciaire,
• une personne physique ou morale dotée d'une expérience de 3 ans en gestion de copropriété (ou dans le conseil des syndicats de copropriétaires) et d'un diplôme juridique de niveau master 2.

Le TGI peut entendre toute personne de son choix (membre du conseil syndical ou non) avant de statuer.

Le mandataire ad hoc a pour mission générale :

• d'analyser la situation financière de la copropriété,
• de vérifier l'état de l'immeuble afin d'assurer la sécurité des copropriétaires et des locataires,
• de mener toute action de médiation et de négociation entre les parties,
• d'élaborer des préconisations pour rétablir l'équilibre financier.

Le mandataire peut se faire assister à ses frais, sur autorisation du juge, de tout tiers de son choix pour mener à bien sa mission.

Obligations du syndic

Le syndic est tenu de fournir au mandataire désigné l'ensemble des documents nécessaires à la réalisation de sa mission.

La transmission de ces pièces doit être faite dans les 15 jours suivant la notification de l'ordonnance du juge au syndic.

Contenu du rapport

Le rapport du mandataire présente l'état des lieux :

• de l'organisation juridique et foncière de la copropriété,
• et de la situation technique de l'immeuble (analyse des charges courantes, des travaux et opérations exceptionnels et des diagnostics notamment).

Le rapport fait également l'analyse :

• du fonctionnement des instances de la copropriété,
• de l'ensemble des comptes (impayés, dettes et créances non recouvrées...)
• et des contentieux en cours et des contrats souscrits.

Enfin, le rapport contient des préconisations et un calendrier des actions à mettre en œuvre par ordre de priorité.

Une estimation sommaire des dépenses et recettes envisagées dans le cadre de ces actions est jointe au rapport.

Consultation du rapport

Ces observations et recommandations doivent être présentées dans un rapport remis au tribunal dans un délai de 3 mois renouvelables une fois par décision du du TGI.

Ce rapport doit ensuite être transmis par le greffe du TGI :

• au syndic de copropriété,
• au conseil syndical,
• et au maire de la commune de l'immeuble concerné ou au préfet.

Les copropriétaires doivent pouvoir consulter le rapport.

Le syndic doit les en informer individuellement :

• par lettre recommandée avec avis de réception,
• par remise contre émargement,
• ou par voie électronique après accord du copropriétaire préalablement informé de cette possibilité.

Une copie du rapport peut être remise à tout copropriétaire qui en fait la demande, et à ses frais.

Les projets de résolutions nécessaires à la mise en œuvre du rapport doivent être débattus en assemblée générale qui doit se tenir :

• dans les 6 mois suivant la remise du rapport si aucune mesure d'urgence n'est préconisée,
• ou dans les 3 mois suivant la remise du rapport si des mesures d'urgence sont prévues.

Le syndic est tenu de convoquer une assemblée générale spéciale si aucune assemblée n'est déjà prévue dans le délai imparti.

Si une assemblée générale est déjà prévue, le syndic y inscrit obligatoirement à l'ordre du jour les projets de résolution nécessaires à la mise en œuvre du rapport.

Le procès-verbal de l'assemblée générale qui s'est tenue doit ensuite être notifié par le syndic dans les 6 mois suivants la remise du rapport :

• aux auteurs de la saisine,
• au juge,
• et au mandataire ad hoc.

Les frais de procédure liés à la désignation du mandataire ad hoc et à ses interventions sur la copropriété sont répartis par le juge entre le syndic et le syndicat des copropriétaires.

Lorsque la saisine est à l'initiative d'un créancier, les frais sont mis à sa charge.